Le stock dit six. La tablette dit trois. Qui a raison?

01Définir exactement ce que vous comptez

Notre méthode proposée commence par un produit précis et tous ses emplacements connus. Notez l’heure de début et l’unité utilisée : pièce, paquet ou caisse. Une description comme « jouet bleu » ne suffit pas si plusieurs formats portent le même nom. Le comptage doit permettre à une autre personne de refaire la même observation.

Choisissez un petit groupe de produits pour commencer, à un moment où les mouvements peuvent être suivis. Il n’est pas nécessaire de présenter cet échantillon comme un inventaire complet. Il sert à vérifier une méthode, à repérer des difficultés et à apprendre à distinguer un écart réel d’une différence entre les zones comptées.

Précisez également quel chiffre du logiciel vous comparez. Le stock physiquement présent et la quantité disponible à la vente peuvent différer lorsqu’un produit est réservé. Par exemple, six unités présentes dont deux mises de côté peuvent correspondre à quatre disponibles, selon les règles du système. Ce n’est pas automatiquement un écart de deux. Comparez des quantités qui décrivent la même chose.

02Les ventes ne s’arrêtent pas parce que vous comptez

Si la boutique reste ouverte, prévoyez comment noter les entrées et sorties sur les produits comptés. Prenons un cas fictif : six unités au départ, une vente durant le comptage et cinq unités observées ensuite. Comparer cinq à l’ancien six sans tenir compte de cette vente conduirait à une correction injustifiée.

Le gérant choisit la procédure adaptée : courte suspension des mouvements pour le produit ou comparaison avec les opérations de la période. L’important est que l’équipe sache laquelle s’applique. N’utilisez pas une capture ancienne comme si elle décrivait forcément le stock à l’instant du dernier comptage.

Reprenons le scénario avec des heures : à 10 h, le système indique six unités. À 10 h 03, une unité est vendue et la vente est enregistrée. À 10 h 05, le comptage physique en retrouve cinq et le système indique maintenant cinq. Il n’y a rien à retirer une deuxième fois. Une note sur la vente sert à expliquer le mouvement; elle ne justifie pas un nouvel ajustement de moins une unité.

Une livraison peut créer la situation inverse. Si des unités arrivent pendant le contrôle, notez si elles étaient déjà dans la zone comptée et si leur réception était enregistrée au moment de la comparaison. Lorsque ces repères sont incertains, refaites un contrôle court et coordonné du produit. Une correction rapide fondée sur deux moments différents peut rendre un stock exact inexact.

03Rechercher une cause avant d’accuser

La BDC souligne que les problèmes de stocks méritent une recherche de causes, notamment du côté des méthodes d’achat et des délais d’approvisionnement. Notre exercice de comptage s’inscrit dans cette logique de diagnostic : vérifier les mouvements et les emplacements avant de conclure à une perte.

Refaites compter un écart inexpliqué, puis examinez les réceptions, retours et déplacements pertinents. Une différence peut venir d’une confusion de variante ou d’un article compté dans deux zones. Si une perte reste possible, suivez le processus interne prévu; un écart isolé ne démontre pas à lui seul un vol ni la responsabilité d’une personne.

Surveillez aussi les déplacements entre zones : une boîte comptée dans la réserve, puis apportée en tablette avant le comptage de cette tablette, risque d’être comptée deux fois. Ce déplacement ne change pourtant pas le total de la boutique. Coordonnez le remplissage pour les quelques produits contrôlés, ou notez précisément ce qui traverse les zones jusqu’à la fin du comptage.

04Une correction doit rester compréhensible

Quand la personne autorisée ajuste la quantité, elle conserve le motif, le résultat vérifié et le numéro du contrôle selon le système utilisé. « Mise à jour » ne raconte pas grand-chose. « Deux variantes inversées, quantités recomptées dans les deux zones » permet de comprendre pourquoi l’action a été prise.

Au fil des semaines, regardez quels produits reviennent et quelles causes se répètent. Une variante souvent confondue peut nécessiter un meilleur repérage. Un retour oublié peut signaler une étape absente du processus. La fréquence des comptages doit suivre vos observations et vos capacités, pas un calendrier présenté comme idéal pour toutes les boutiques du Québec.